?

Log in

No account? Create an account
Хроники жизни солнечного льва
Управление задачами в течение дня 
29-фев-2008 06:53 pm
Я
Представляю третий пункт своей личной ТМ-системы. Речь в нем идет о управлении незапланированными задачами, которые возникают в течение дня. Ведь из-за таких задач может рухнуть даже идеальная система планирования. Логичен вопрос - как с этим бороться?

В общем, ниже приведены мои мысли на эту тему. Внимание, под катом многа букофф!



  1. Управление задачами в течение дня

В течение дня, как правило, приходится выполнять не только запланированные ранее задачи, но и новые, внезапно возникшие. Частенько приходится слышать от разных людей, что вот из-за таких вот незапланированных задач не возможно придерживаться плана на день, а зачастую и вообще приходится от него отказаться. Многие вообще считают, что только бессистемное выполнение дневных дел — это единственно правильный подход к работе в течение дня.

Надо ли говорить, что при полной бессистемности многие задачи, даже очень важные, будут не выполнены, либо выполнены в неполном объеме и/или с ненадлежащим качеством. И вообще, организация работы в состоянии «пожара», когда задача должна быть выполнена «еще вчера», недопустимо.

На мой взгляд, при выполнении дневных дел необходимо придерживаться трех правил, которые помогут структурировать выполнение и не позволят погрязнуть в рутине:

  • рациональное распределение времени:

    • 60% планирование: запланированные задачи могут занимать не более 60% рабочего времени. Еще 20% отводится на решение незапланированных задачи и срочных дел, оставшиеся 20% - на самообразование. Эти 40% могут перераспределяться, т.е. при наличии большого числа срочных дел можно пожертвовать временем на самообразование и наоборот, при их отсутствии все оставшееся время посвятить учебе.

    • резервирование времени: как перед так и после событий с жесткой привязкой ко времени необходимо оставлять резервы. Перед жестким событием они позволят подстраховаться на случай форс-мажора, а после него помогут плавно перейти к следующей задаче. К примеру, 10...15 минут перед встречей могут смягчить возможное опоздание из-за пробок, а 15...20 после встречи позволят пообщаться с кем-нибудь из ее участником приватно.

  • грамотная расстановка приоритетов: система приоритетов для задач — инструмент сугубо индивидуальный, тут универсальных методов мало. Для помощи в грамотной расстановке приоритетов рекомендую использовать «матрицу Эйзенхауэра» о которой напишу в четвертой части. Важно помнить общее правило: срочных задач с высоким приоритетом должно быть минимальное количество. Идеальный результат — это полное отсутствие срочных задач с высоким приоритетом.

  • принцип GTD (Getting Things Done): в случае, если есть ресурс времени и отсутствуют срочные задачи с высоким приоритетом, для реагирования на незапланированные задачи удобно использовать принцип GTD (Getting Things Done). Это простой алгоритм обработки внезапно появившейся задачи, который позволяет гибко вписать такую задачу в дневные планы.


Принцип GTD:

  • Классификация входящей информации:

    • определение типа информации (задача, идея, информация общего характера,..)

    • определение приоритета (важности) информации (высокий, нормальный, низкий)

    • определение срочности реагирования на информацию (срочно, нормально, не срочно)

  • Если это задача и она срочная и важная, то РАБОТА НАД ЕЕ ВЫПОЛНЕНИЕМ!

  • Требует ли полученная информация действий?

  • Если нет, то:

    • игнорирование информации

    • перемещение информации в список «может быть когда нибудь»

    • перемещение информации в справочные материалы

  • Определение принадлежности действия к текущим проектам

  • Займет ли это действие меньше 2...5 минут?

  • Если да, то — ВЫПОЛНИТЬ!

  • Если нет, то:

    • перепоручить это действие и поместить в список ОЖИДАНИЕ

    • запланировать выполнение этого действия либо в течение текущего дня, либо поместить в планы «Неделя»

В результате применения этого принципа отсеивается неактуальная (в мусор) или неважная сейчас (в справочник или в «когда нибудь») информация, важные и срочные дела исполняются сразу, не попадая в планы, все же остальные новые задачи гибко входят в имеющиеся планы.

В заключении необходимо отметить, что придерживаясь этих трех правил, а также применяя принцип GTD можно добиться неплохого баланса в течение дня между оперативным реагированием на новые задачи и запланированным выполнением имеющихся. Ниже приведена схема принципа GTD, ее удобно разместить на рабочий стол компьютера в качестве обоев, т.о. она будет всегда перед глазами.





Начало тут:
1. Самоактуализация
2. Техника планирования
Comments 
17-май-2008 06:50 am - супер!
Очень полезная, нужная и главное, интересная и применимая инфо!!
26-июл-2009 07:00 am
Серьезный подход. Действительно, когда дел с высоким приоритетом становится много, очень трудно что-либо планировать.)
This page was loaded окт 23 2019, 11:43 am GMT.